Satın Alma ve Tedarik Prosedürü

1. Amaç

 Bu prosedür, Hatay Psikologlar Derneği’nin mal ve hizmet alımlarını düzenler ve alım süreçlerinin şeffaf, hesap verebilir ve etik bir şekilde yapılmasını sağlar. Prosedür, derneğin çalışma standartlarına, etik değerlerine ve çocuk koruma politikalarına uygun alım süreçlerini tanımlar.

2. Kapsam

Bu prosedür, tüm mal ve hizmet alımlarını kapsar. Satın alma süreci, tedarikçi seçimi, sözleşme süreçleri, teslimat ve ödeme şartlarını içerir. Ayrıca, derneğin etik standartları, çocuk koruma politikaları ve yerel satıcı tercihleri de bu prosedür kapsamında yer alır.

3. Satıcı Seçimi

• Yerel Satıcı Önceliği

Hatay Psikologlar Derneği, satın alma işlemlerinde yerel satıcıları önceliklendirmektedir. Yerel tedarikçilerin mal ve hizmet sunma yeterlilikleri dikkate alınarak, mümkün olduğuncha yerel satıcılarla çalışılacaktır.

• Ulusal ve Uluslararası Satıcılar

 Yerel satıcıların yetersiz olduğu durumlarda, ulusal ve uluslararası tedarikçilerle iş birliği yapılabilir. Ancak, bu durumda da etik standartlara ve kaliteye dikkat edilmesi gerekmektedir.

4. Etik Standartlar

• Çocuk Koruma Politikaları

Dernek, satın alma sürecinde yalnızca çocuk koruma politikalarına uygun tedarikçilerle çalışır. Tedarikçilerin, çocuk işçiliği ve zorla çalıştırma gibi uygulamalara karşı taahhüt vermeleri beklenir.

• Yüksek Etik Standartlar

Tedarikçiler, derneğin belirlediği etik kurallara uygun hareket etmek zorundadır. Çevreye duyarlı üretim, adil ticaret uygulamaları ve yolsuzlukla mücadele bu standartlar arasında yer alır.

• Denetim ve Gözetim

Dernek, tedarikçilerin bu etik standartlara uyup uymadığını denetleme hakkına sahiptir. Tedarikçi, gerekli durumlarda denetim süreçlerine açık olmak zorundadır.

5. Bütçe ve Onay Süreci

Dernek, satın alma işlemleri için belirli bir bütçe sınırı koymamaktadır. Ancak, 150.000 TL üzerindeki alımlar için yönetim kurulu onayı gerekmektedir. Alım işlemleri, belirlenen bütçe ve ihtiyaçlar doğrultusunda, dernek yöneticileri tarafından uygun görülüp, yönetim kurulu onayına sunulur. Yönetim kurulu onayı alınmadan alım işlemi başlatılamaz.

6. Satın Alma ve Teslimat

Satın alma süreci, ihtiyaçların belirlenmesi, tedarikçi seçimi, tekliflerin alınması ve uygun teklifin kabulü ile başlar. Tedarikçiler, mal veya hizmeti siparişte belirtilen tarihe veya sürece uygun olarak teslim etmekle yükümlüdür. Teslimat, yalnızca derneğin onayı ile tamamlanır. Teslim edilen mal veya hizmet, dernek yetkilileri tarafından denetlenir. Herhangi bir uygunsuzluk durumunda, tedarikçiden değişiklik talep edilir ya da sözleşme feshedilir.

7. Ödeme Koşulları

Satın alma işlemlerinde ödeme koşulları, tedarikçi ile yapılan sözleşmeye göre belirlenir. Ödemeler, sözleşme şartlarına uygun olarak yapılır. Ödemeler, sipariş tarihinden itibaren belirtilen vadeye göre gerçekleştirilir. Herhangi bir ödeme gecikmesi durumunda, tedarikçi ile iletişime geçilir.

8. Tedarikçi Sözleşmesi ve Yükümlülükler

Tedarikçi, sağladığı mal ve hizmetlerin kalitesinden ve uyumluluğundan sorumludur. Herhangi bir kusur durumunda, tedarikçi, mal ve hizmeti ücretsiz olarak yenilemek veya iade almak zorundadır. Tedarikçi, sağladığı mal ve hizmetlerin kusurlu olması durumunda, derneği zarara uğratması durumunda tazminat ödemekle yükümlüdür.

9. Mücbir Sebep

Mücbir sebep, tarafların kontrolü dışında gerçekleşen olaylar olarak tanımlanır. Taraflar, bu gibi durumlar nedeniyle yükümlülüklerini yerine getirememe durumunda sorumlu tutulmaz. Mücbir sebep durumunda, tedarikçi, bu durumu en kısa sürede derneğe bildirmek zorundadır. Mücbir sebep nedeniyle sözleşme feshedilebilir.

10. Genel Hükümler

Bu prosedürde yapılacak tüm değişiklikler, dernek yetkilileri tarafından yazılı olarak onaylanmalıdır. Sözleşme ve Yargı Yetkisi: Satın alma işlemleri, Türkiye Cumhuriyeti yasalarına göre yürütülür ve bu prosedürle ilgili çıkabilecek ihtilaflar, Hatay ilinde çözülenir.